Hay ciertas situaciones en las que las instituciones públicas requieren mantener secreto sobre informaciones que manejan. Pero la información reservada de be ser siempre compartida entre varios actores confiables, nunca debe ser destruida y al cabo de un tiempo debe ser publicada.
El derecho al secreto y la privacidad en la gestión pública debe quedar restringido a los mínimos necesarios para preservar la seguridad general y la intimidad de las personas:
- la información que conlleve un serio perjuicio para actividades de verificación del cumplimiento de las leyes, prevención o persecución de los delitos, la impartición de la justicia
- la privacidad de datos de Hacienda
- el secreto relacionado con la investigación científica
- la información que implique menoscabar las relaciones internacionales (aquella que ha entregado un Estado a otro con carácter confidencial)
Una excepción explícita al derecho al secreto del Estado es el acceso a información confidencial o reservada en caso de investigaciones a violaciones graves de los derechos humanos y de delitos de lesa humanidad. Deben existir canales legales para el acceso a esta información por parte de los órganos de justicia, observadores internacionales, las familias afectadas y los abogados que éstas designen.
Un punto oscuro en la gestion transparente de los gobiernos es la destinación de "fondos reservados", a ser utilizados para acciones policiales realizadas con métodos y personas que no pueden ser declarados públicamente. El concepto de fondos reservados va contra la transparencia y la legitimidad de un gobierno democrático.
Se entiende que por motivos de seguridad y efectividad se oculten nombres de personas e incluso que se lleguen a efectuar pagos sobre los que no se tengan que rendir cuentas a Hacienda. Pero esto no impide que el gobierno explique cuánto dinero destina a qué tipo de acciones y servicios en sus acciones policiales y su estrategia de seguridad pública. El ocultamiento de identidades por razones de seguridad e intimidad y la entrega de dinero libre de impuestos se contempla legalmente en otros aspectos y puede ser contemplado aquí.
Hay más acotaciones a aplicar a los secretos de los organismos públicos.
Es preciso el compartimiento de las informaciones secretas con otros actores que puedan garantizar tanto su confidencialidad hacia el Estado como su supervisión y control de las actividades secretas hacia la ciudadanía. Por ejemplo, los secretos de índole policial o militar deberían ser compartidos en comisiones especiales en las que participen miembros de los partidos en la oposición parlamentaria.
La información no pertenece a la instancia pública que la maneja, es de todos; por lo tanto los archivos que se generan también son de todos, no pueden ser borrados, quemados, no pueden sustraerse cuando acaba un período de gobierno.
Ninguna información secreta debe ser destruida. Toda la información secreta generada por personas o equipos en organismos públicos debe ser accesible a las personas o equipos que les sucedan en sus responsabilidades.
Ningún secreto debe ser permanente. Toda información generada por un organismo público se tiene que acabar haciendo pública pasado un margen de tiempo que se estime conveniente.